Arti penting komunikasi dalam organisasi
A . Penjelasan komunikasi dalam sebuah organisasi
Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual
yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai
tujuan yang ditetapkan. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi
artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk
saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar
pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam
kelompok dan masyarakat.
Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan
yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri
dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada
two-way-communications atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita,
baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu
organisasi.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu
keinginan masing-masing individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan
organisasi tidak mungkin dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif
tergantung pada kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan
luar organisasi sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Di
samping itu dalam komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya
sehingga berperanan penting dalam organisasi.
Pengertian komunikasi
komunikasi adalah sutu proses di dalam upaya membangun
saling pengertian. Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana
pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala
kemungkinan kesalahpahaman yang bisa saja terjadi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan
mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
# PALO ALTO
Ketika dua orang sedang bersama, mereka berkomunikasi secara
terus menerus karena mereka tidak dapat berperilaku. PALO ALTO sangat percaya bahwa
seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi
# HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar
individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol,
sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan
# LASWELL
Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakn
apa dengan cara apa, kepada siapa dengan efek apa
# THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai
sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui
simbol-simbol
# WILLIAM ALBIG
Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan
pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua
proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan
# CHARLES H. COOLEY
Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia
dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang
dan menyimpan dalam waktu
B . Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
1.Komunikator
2.Menyampaikan berita
3.Berita-berita yang disampaikan
4.Komunikasi
5.Tanggapan atau reaksi
Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi
inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi
dan perbaikan
- Harga diri anggota
Komunikasi dalam sebuah organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam
rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar
terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Bagaimana menyalurkan ide dalam komunikasi
1 . ide gagasan si sender
2 . perumusan disini ide si sender disampaikan dalam kata
kata
3 . penyauran transmiting ( bisa lisan , tertulis atau
bahasa isyarat )
4 . tindakan misalnya perintah dilaksanakan
5 . pengertian misalnya disini kata kata si sender
menjadi ide receiver
6 . penerimaan misalnya oleh si penerima berita atau
penangkap berita
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan
kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan
sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan
atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan
pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol
sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer
menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan,
kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio
surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat
dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan,
situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan
seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari
pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari
sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang
dimaksud oleh pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari
penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang
pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal
ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan
sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan
oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang
disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang
mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan
itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat
dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan.
Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan
yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang
dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan
tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi
hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi
atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang
diterimanya.
JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri.
Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :
1. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan
dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf
memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan
2 . KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota
staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering
timbul rumours, grapevine, gossip.
3. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai
seksi/bagian lain.
4 . KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi.
> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti
khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang
dihadapan kita.
A——–àß———–B
b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat
gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi
hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya
kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak
bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar
(radio)
b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya
sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan
komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka
dapat juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
1. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran
tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau
bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan
umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi
timbal balik
HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan
disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi
oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak
jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara
si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu
sulit.
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam
penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik
sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam
menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian
pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru
dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan
tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak
tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif,
cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan
(cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan
sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti
mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan
penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional,
maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada
bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu
komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara
pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas
pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak
disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi,
persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan
alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide
atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa,
mengapa, siapa, bagaimana, kapan
5. KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif,
dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi
ketidakpahaman.
b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak
dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari
informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila
komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat
mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi
tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis
tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara
langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun
komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan
secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
c. Komunikasi Verbal
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak
akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti,
karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan
sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau
terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara
dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan
hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan
(1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan
stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat
bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila
disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya
sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu
diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk
berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau
memperhatikan apa yang disampaikan.
d. Komunikasi Non Verbal
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa
kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena
ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk
berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya
jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan
kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata
juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat
sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan
seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau
simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan,
duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan
gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan
juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan
komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal
lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan
. Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti
mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan
seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan
stress.
2. . Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal
Komunikasi Informal
•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi
antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.
•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan
melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke
orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa
dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka
seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya
komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan
timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)
0 komentar:
Posting Komentar